IT-Asset Management Dashboard
IHK-Abschlussprojekt zum Kaufmann für IT-System-Management
Projektübersicht
Im Rahmen meiner Ausbildung zum Kaufmann für IT-System-Management entwickelte ich ein Informationsmanagementsystem (Dashboard) für einen kleinen Handwerksbetrieb aus der Sanitärbranche. Das System sollte die IT-Infrastruktur inklusive Telefonanlage, Verträge und deren Bedingungen übersichtlich darstellen.
Ausgangssituation & Herausforderung
Die Ist-Analyse ergab mehrere kritische Defizite in der Verwaltung der IT-Ressourcen:
- Investitionsentscheidungen wurden nach persönlicher Einschätzung statt fundierter Auswertungen getroffen
- Daten zu Lizenzen, Verträgen und IT-Infrastruktur waren nur mit erheblichem Aufwand zugänglich
- Keine klaren Strukturen für administrative Bürotätigkeiten
- Fehlende Controlling-Struktur führte zu unzureichender Überwachung der IT-Ressourcen
- Bereits identifiziertes Einsparpotenzial von mindestens 1.060€ pro Jahr durch redundante Lizenzen
Projektziel
Entwicklung eines benutzerfreundlichen Dashboards, das Mitarbeitenden einfach und übersichtlich Auskunft über die IT-Infrastruktur gibt und langfristigen Mehrwert schafft, um redundante Beschaffungen oder Inkompatibilitäten zu vermeiden.
Anforderungsermittlung
Durch strukturierte Feedbackgespräche mit Geschäftsführung, Handwerksmeister und Buchhaltung wurden folgende Kernforderungen identifiziert:
Hauptanforderungen
- Benutzerfreundlichkeit: Maximal 1-2 Klicks bis zur gewünschten Information
- Intuitive Bedienung: Sofort verständlich ohne umfangreiche Schulungen
- Wirtschaftliche Optimierung: Klare Übersicht über IT-Kosten und Verträge
- Modularer Aufbau: Erweiterbar ohne kompletten Systemwechsel
- Minimaler Administrationsaufwand: Weitgehend automatisiert
- Transparenz: Zentrale Anlaufstelle für alle IT-bezogenen Informationen
Make-or-Buy Analyse
Eine umfassende Wirtschaftlichkeitsanalyse verglich verschiedene Lösungsansätze. Folgende Alternativen wurden detailliert evaluiert:
Evaluierte Lösungen
Entscheidungskriterien
| Kriterium | Gewichtung | Begründung |
|---|---|---|
| Benutzerfreundlichkeit | 40% | Akzeptanz durch Handwerker, kaum Zeit für komplexe Systeme |
| Erweiterbarkeit | 25% | Zukünftige Anpassungen ohne komplette Neuentwicklung |
| Return on Investment | 20% | Wirtschaftliche Aspekte, aber nicht zu Lasten der UX |
| Wartbarkeit | 10% | Von jedem IT-Mitarbeiter mit Handbuch anpassbar |
| Funktionsumfang | 5% | Fokussiertes System bevorzugt |
Entscheidung: Eigenentwicklung mit React
Nach detaillierter Analyse fiel die Entscheidung auf eine maßgeschneiderte Eigenentwicklung mit React und Vite. Die Hauptgründe:
- Überlegene Benutzerfreundlichkeit: Exakt auf die Anforderungen der Handwerker zugeschnitten
- Wirtschaftlich optimal: ROI von 960% bereits im ersten Jahr
- Niedriges Risikoprofil: Gesamtrisiko 1,4 vs. 3,0 bei GLPI
- Höchster Nutzwert: 4,8 im Vergleich zu 2,8 bei der besten Alternativlösung
- Keine Over-Engineering-Gefahr: Genau die benötigten Funktionen, keine unnötige Komplexität
Technische Umsetzung
Technologie-Stack
Die Wahl fiel auf Vite als React-Framework, da es leichtgewichtig ist und keine Full-Stack-Lösung benötigt wurde. Die Implementierung erfolgte auf der vorhandenen Proxmox-Virtualisierungsumgebung.
Projektphasen
Phase 1: Ist-Analyse und Anforderungsermittlung
Analyse der Ablagesysteme, Feedbackgespräche, Identifikation der KPIs
Phase 2: Konzeptentwicklung und Softwareauswahl
Recherche, Kriterienkatalog, Make-or-Buy-Analyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Phase 3: Beschaffung und Implementierung
Software-Installation, Datenstruktur, Leistungsindex-Implementierung
Phase 4: Test und Optimierung
Datenvalidierung, Leistungsindex-Kalibrierung, Benutzerfreundlichkeitstests
Phase 5: Schulung und Übergabe
Schulungskonzept, Einweisung, Übergabeprotokoll, Dokumentation
Hauptfunktionen
Dashboard-Übersicht
Leistungsindizes und wichtigste KPIs auf einen Blick
Lizenzmanagement
Vollständige Übersicht aller Software-Lizenzen
VoIP-Integration
Verwaltung der Telefonanlage und Verträge
Leistungsindex
Messbare Effizienz der IT-Infrastruktur
Vertragswarnung
Hinweise auf auslaufende Lizenzen und Verträge
Modularer Aufbau
Einfache Erweiterung für zukünftige Anforderungen
Projektergebnis
Das entwickelte Dashboard erfüllt alle gesetzten Anforderungen und bietet dem Handwerksbetrieb einen nachhaltigen Mehrwert:
Messbare Erfolge
- Wirtschaftlich: Jährliche Einsparung von mindestens 1.060€ durch Vermeidung redundanter Lizenzen
- Effizienz: Reduzierung des Verwaltungsaufwands von 4h auf 2h pro Jahr
- Transparenz: Vollständiger Überblick über IT-Assets mit maximal 2 Klicks
- Akzeptanz: Hohe Nutzerzufriedenheit durch intuitive Bedienung
- Zukunftssicher: Modularer Aufbau ermöglicht einfache Erweiterungen
Sensitivitätsanalyse
Selbst bei pessimistischen Annahmen (-30% Einsparung) bleibt der ROI bei hervorragenden 642%:
| Szenario | Einsparung | ROI Make | ROI Buy |
|---|---|---|---|
| Pessimistisch (-30%) | 742€ | 642% | 147% |
| Basis | 1.060€ | 960% | 253% |
| Optimistisch (+30%) | 1.378€ | 1.278% | 359% |
Dashboard-Ansichten
Beispielhafte Darstellung des implementierten Informationsmanagementsystems:
Leistungsindex-Übersicht
Zentrale Kennzahlen und KPIs zur schnellen Bewertung der IT-Effizienz
Lizenzmanagement
Übersichtliche Darstellung aller Software-Lizenzen mit Laufzeiten und Kosten
VoIP-Integration
Verwaltung der Telefonanlage und zugehöriger Verträge im Dashboard
Erkenntnisse & Learnings
Das Projekt verdeutlichte mehrere wichtige Aspekte des IT-System-Managements:
- User-Centricity: Benutzerfreundlichkeit ist oft wichtiger als Funktionsumfang
- Make-or-Buy: Standardlösungen sind nicht immer die beste Wahl - manchmal lohnt sich maßgeschneiderte Entwicklung
- Wirtschaftlichkeit: Systematische Analyse führt zu messbaren Einsparungen
- Stakeholder-Management: Frühzeitige Einbindung aller Beteiligten sichert Projekterfolg
- Dokumentation: Umfassende Dokumentation erleichtert spätere Wartung und Erweiterung